Zoho CRM ist ein vollwertiges CRM-System nach neuestem Standard und bietet vielfältige Möglichkeiten. Insbesondere kann man das CRM nach eigenen Bedarf fast beliebig anpassen und es bietet daher enorme Möglichkeiten - macht es aber auch gleichzeitig komplex. Wende dich ggf. an einen Profi für die Einrichtung! Hier die wichtigsten Punkte, die du kennen musst.
Die API von Zoho ist recht umfangreich. Es können Daten gelesen und geschrieben werden. Du erreichst die API-Einstellungen über Einstellungen/Developer/API
Hier hast du nicht nur die Felder, sondern kannst auch die Nutzungsstatistiken abrufen.
Ein Unternehmen kann mehrere Kontakte mit verschiedenen Rollen verknüpft haben. So ist z.B. der Muster GmbH Herr Manfred Muster als GF und Frau Meyer als Assistenz verknüpft. Beide sind als Contacts angelegt. Alle Angaben zur Firma werden bei der Firma gesammelt. Alle Daten zur Person (Mail, Handynummer) beim Contact.
Zoho CRM aggregiert aber die Angaben passend zusammen, so dasss du immer alle relevanten Angaben hast. Diese Einstellungen sind häufig individuell einstellbar. (Ansichten, etc.)
Wir beschäftigen uns im Zusammenhang mit Zoho nur mit Contacts und Accounts.
Verträge verwaltet Zoho CRM nativ nicht. Um diese jedoch einzuspielen und zu Controllingzwecken oder Analyse zu verwenden, kannst du dies aber über ein individuelles Modul machen.
Der große Vorteile bei Zoho CRM ist die Individualisierbarkeit. Du kannst fast alle Felder und Masken verändern.
Diese werden für Contacts und Accounts in Setup/Customization/Modules and Fields administriert.
Beispielansicht für Accounts (Ein Layout angelegt für Firmenkunden)
Beispielansicht für Contact (Ein Layout angelegt für Privatkunde)
Weitere Information und Einstellungen:
Wichtig: Schaue dir vorher die benötigten Felder (siehe Mapping) an. Ein Mapping kann nur zwischen zwei gleichen Feldtypen funkntioneren. So kannst du zum Beispiel kein Auswahlfeld “Rechtsform” mit einer Textzeile verbinden!
Zoho CRM hat die Möglichkeit eine Sandbox einzurichten. Hierbei wird das vorhandene System inkl. Einstellungen ohne Daten gespiegelt.
In der Sandbox kann man nun Funktionen testen, bevor man diese im Live System einsetzt. So schützt du deine Daten vor Chaos. Seit dem Release vom 22.07.24 kannst du parallel zwei Verbindungen laufen lassen. Bsp. Produktivumgebung und Sandbox.
Unter dem Reiter CRM und dem jeweiligen CRM Zoho kannst du die Webhooks einstellen.
Die Übertragung von Zoho zur Ameise erfolgt über einen Webhook. Dieser muss angesprochen werden von Zoho. Hierfür sind zusätzlich noch Einstellungen in Zoho notwendig.
Du brauchst zwei Dinge (am besten pro Contact und Account)
Webhook einstellen
Workflow: Webhook triggern
zu 1. (Beispiel für Accounts)
zu 2.
Das Schöne bei ZohoCRM ist, dass ihr fast alles Triggern könnt. Somit könnt ihr ganz individuelle Auslöser einstellen.
Empfohlen:
Workflow für Contact
Workflow für Account
Webhook für Contact
Webhook für Account
Da die IDs eindeutig sind kann der Webhook vermutlich auch für beides gehen. Ich habe dies aber aus statistischen Gründen getrennt.
Filter:
Ihr könnt mit Layouts verschiedene Kunden und Accounttypen trennen. Ich verwalte z.b. Vertriebspartner auch mit Zoho. Diese sollen natürlich nicht als Kunden in der Ameise angelegt werden. Daher dieser Filter (siehe Bild). Man kann einfach alle nehmen.
Der MVP-Connector kann die Daten getrennt betrachten und unterschiedlich mappen. Je nachdem ob es sich um eine Firma oder eine Person handelt.
Du musst die jeweiligen Felder nun noch den Feldern der Ameise zuordnen, damit die Daten an der richtigen Stelle landen.
Ameise Kunde (natürliche Person) <-> Zoho Account & Contact
Ameise Kunde (juristische Person) <-> Zoho Account & Contact
Hier musst du einmal das Mapping für natürliche und juristische Personen durchführen. Beim Mapping hast du jeweils eine Spalte für Accounts und eine Spalte für Contacts.
Du wirst hier vermutlich bei natürlichen Personen die Felder von Contact nutzen und bei juristischen Personen die Felder von Accounts. Generell bist du hier aber frei in der Gestaltung, sofern du z.B. in Zoho (wie auch in der Ameise) nicht trennen willst.
Hier bei werden ganz normal Inhalte übertragen. Auswahlfelder können individuell pro Auswahlfeld gemapped werden.
Auswahl “Description”: Generell kannst du alles auch in die Beschreibung pushen. Es wird hierbei eine zusätzliche zeile erstellt.
Tipp: Nur in Ausnahmefällen nutzen, sonst müllst du dir die Beschreibung beim Kunden/Account zu.