Zoho CRM

Zoho CRM

Funktionsweise Zoho CRM

Zoho CRM ist ein vollwertiges CRM-System nach neuestem Standard und bietet vielfältige Möglichkeiten. Insbesondere kann man das CRM nach eigenen Bedarf fast beliebig anpassen und es bietet daher enorme Möglichkeiten - macht es aber auch gleichzeitig komplex. Wende dich ggf. an einen Profi für die Einrichtung! Hier die wichtigsten Punkte, die du kennen musst. 

API

Die API von Zoho ist recht umfangreich. Es können Daten gelesen und geschrieben werden. Du erreichst die API-Einstellungen über Einstellungen/Developer/API

Hier hast du nicht nur die Felder, sondern kannst auch die Nutzungsstatistiken abrufen.  

Vorbereitung von Zoho CRM

Um das Zoho CRM optimal vorzubereiten solltest du ein paar Dinge berücksichtigen. 
1. Datenstruktur 
Die Datenstruktur ist grundlegend eine andere als in der Ameise. Du solltest dies berücksichtigen udn dir bewusst darüber sein, bevor du die Pipelines einrichtest.  
2. Felder / Feldtypen
3. Trennung von Personen (Contacts) und Firmen (Accounts)


Struktur der Daten in Zoho CRM

Die Grundstruktur von modernen CRM-Systemen unterscheidet sich auch bei Zoho CRM von der Ameise. 

Grundlegend gibt es folgenden Aufbau bei (Kunden-)daten

  • Lead: Ein möglicher Kontakt, Interessent, etc. Hier kann alles gesammelt werden. Leads werden dann ggf. in Contact/Account/Deal “konvertiert”.  

  • Contact: Kontakte (natürliche Person)

  • Account: Unternehmen (juristische Person)

  • Deal: Verkauf-Vorgang 


Ein Unternehmen kann mehrere Kontakte mit verschiedenen Rollen verknüpft haben. So ist z.B. der Muster GmbH Herr Manfred Muster als GF und Frau Meyer als Assistenz verknüpft. Beide sind als Contacts angelegt. Alle Angaben zur Firma werden bei der Firma gesammelt. Alle Daten zur Person (Mail, Handynummer) beim Contact. 

Zoho CRM aggregiert aber die Angaben passend zusammen, so dasss du immer alle relevanten Angaben hast. Diese Einstellungen sind häufig individuell einstellbar. (Ansichten, etc.) 

Wir beschäftigen uns im Zusammenhang mit Zoho nur mit Contacts und Accounts. 


Verträge verwaltet Zoho CRM nativ nicht. Um diese jedoch einzuspielen und zu Controllingzwecken oder Analyse zu verwenden, kannst du dies aber über ein individuelles Modul machen. 


Von daher benötigst du beim MVP Connector beim Mapping immer zwei unterschiedliche Pipelines. Eine Pipeline für natürliche Personen zu Contacts (Kontakte) und eine Pipeline für juristische Personen zu Accounts (Unternehmen). 
Du kannst das über die Anrede (Firma / Nicht Firma) einfach trennen. 

Felder / Feldtypen

Der große Vorteile bei Zoho CRM ist die Individualisierbarkeit. Du kannst fast alle Felder und Masken verändern. 

Diese werden für Contacts und Accounts in Setup/Customization/Modules and Fields administriert. 


Beispielansicht für Accounts (Ein Layout angelegt für Firmenkunden) 


Beispielansicht für Contact (Ein Layout angelegt für Privatkunde)


Feldtypen die wir häufig brauchen: 

  • Single Line: Einfaches Textfeld
    Meist für einfache Informationen wie Name, etc. Nach einem solchen Feld kann nie sortiert werden! 

  • Multi-Line: Mehrzeiliges Textfeld
    Nur für Beschreibungen, etc. Ist eher für Informationen da. Sog. “unstrukturierte Daten”, da man dieser nie wirklich mehr auslesen kann

  • E-Mail, Phone: Felder für ausschließlich jeweiligen Zweck

  • Pick-List: Auswahlfeld: Hier kann die Auswahl selbst festgelegt werden. z.B.für  Rechtsform: GmbH, AG, KG, Einzelfirma, etc. Es ist nur eine Auswahl möglich.
    Hier müssen wir verschiedene Felder anlegen, die wir auch aus der Ameise kennen.  

  • Multi-Select: Auswahl von mehreren Auswählen gleichzeitig möglich. 

  • Number: Hier kann nur eine Zahl erfasst werden

  • Currency, Percent: Spezialfelder von Zahl

  • Checkbox: Hier kann nur j/n gewählt werden. Checkbox angehakt = ja (boolean) 

  • Date/Time: Zeitstempel 

  • Lookup: Hier wird ein Datenset aus einem anderen Modul “verknüpft”. Z.b. Kontakte bei Firmen. 

Weitere Information und Einstellungen:

https://help.zoho.com/portal/en/kb/crm/customize-crm-account/customizing-fields/articles/use-custom-fields

Wichtig: Schaue dir vorher die benötigten Felder (siehe Mapping) an. Ein Mapping kann nur zwischen zwei gleichen Feldtypen funkntioneren. So kannst du zum Beispiel kein Auswahlfeld “Rechtsform” mit einer Textzeile verbinden!


Empfohlene Felder bei Erstanlage vor Synchronisation

Wir empfehlen folgende Felder in Contacts und Accounts anzulegen, damit der Austausch mit dem MVP reibungslos erfolgen kann und du alle notwendigen Angaben im System hast:
  1. Contacts
    1. Kundennummer MVP (für die Kunden-ID Ameise) - auch als identifier! (Siehe Pipelines) [Feldtyp: Einzeilig]
    2. SIMPLR Benutzername [Feldtyp: Einzeilig]
    3. Vermittler MVP [Feldtyp: Einzeilig]
    4. Anrede per: Für die Anrede per Du/ per Sie (in Ameise als Checkbox) [Feldtyp: Auswahl]
  2. Accounts
    1. Kundennummer MVP (für die Kunden-ID Ameise) - auch als identifier! (Siehe Pipelines)
    2. Ansprechpartner [Feldtyp: Einzeilig]
    3. SIMPLR Benutzername [Feldtyp: Einzeilig]
    4. E-Mail (für SIMPLR): Da Accounts in Zoho normalerweise keine Kontaktadressen vorsehen, wir jedoch unbedingt eine E-Mail benötigen für Firmen für den SIMPLR Zugang sollte diese angelegt werden. [Feldtyp: Email]
Generell kannst du natürlich noch viele weitere Felder erstellen, die für dich nützlich sind. Diese kannst du auch mit der Ameise austauschen und in dne Kundendetailsfeldern (individuell angelegt in Ameise ) austauschen.

Produktivumgebung oder Sandbox?

Zoho CRM hat die Möglichkeit eine Sandbox einzurichten. Hierbei wird das vorhandene System inkl. Einstellungen ohne Daten gespiegelt. 

In der Sandbox kann man nun Funktionen testen, bevor man diese im Live System einsetzt. So schützt du deine Daten vor Chaos. Seit dem Release vom 22.07.24 kannst du parallel zwei Verbindungen laufen lassen. Bsp. Produktivumgebung und Sandbox. 



Daten von Zoho CRM in Ameise pushen (über Webhook)

Unter dem Reiter CRM und dem jeweiligen CRM Zoho kannst du die Webhooks einstellen. 


Die Übertragung von Zoho zur Ameise erfolgt über einen Webhook. Dieser muss angesprochen werden von Zoho. Hierfür sind zusätzlich noch Einstellungen in Zoho notwendig. 


Zum Zoho-Support Artikel


Du brauchst zwei Dinge (am besten pro Contact und Account) 

  1. Webhook einstellen

  2. Workflow: Webhook triggern


zu 1. (Beispiel für Accounts)



zu 2. 


Das Schöne bei ZohoCRM ist, dass ihr fast alles Triggern könnt. Somit könnt ihr ganz individuelle Auslöser einstellen. 


Empfohlen:

  • Workflow für Contact

  • Workflow für Account

  • Webhook für Contact

  • Webhook für Account


Da die IDs eindeutig sind kann der Webhook vermutlich auch für beides gehen. Ich habe dies aber aus statistischen Gründen getrennt. 


Filter: 

Ihr könnt mit Layouts verschiedene Kunden und Accounttypen trennen. Ich verwalte z.b. Vertriebspartner auch mit Zoho. Diese sollen natürlich nicht als Kunden in der Ameise angelegt werden. Daher dieser Filter (siehe Bild). Man kann einfach alle nehmen.


Mapping bei Zoho CRM

Mapping bezeichnet die Verknüpfung von verschiedenen Datenfeldern. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, warum ein korrektes Mapping so wichtig ist und warum es überhaupt notwendig ist. 
Schau dir bitte vorher die Unterschiedlichen System an und lese dir die Artikel zur Ameise und zu einem Drittsystem wie z.B.  Zoho CRM durch. 


Wir müssen zwei verschieden Typen im Mapping unterscheiden. Die Ameise trennt nur systembedingt die Firma von einer Person über die Anrede. Es werden dann in der Ameise unterschiedliche Felder sichtbar. 

Der MVP-Connector kann die Daten getrennt betrachten und unterschiedlich mappen. Je nachdem ob es sich um eine Firma oder eine Person handelt. 

Solltest du in der Ameise nicht sauber zwischen Unternehmen und Privatpersonen getrennt haben, solltest du dies ggf. vorher sortieren. 


Du musst die jeweiligen Felder nun noch den Feldern der Ameise zuordnen, damit die Daten an der richtigen Stelle landen. 


Der MVP Connector lädt sich bei Aufruf der Seite die aktuellen Felder aus Zoho live nach. Sollest du Veränderungen im Fremdsystem gemacht haben, so lade bitte mit einem Klick die Module, Felder, etc. auf den Button in der Pipeline nach. Der MVP Connector zieht sich dann über die API die jeweiligen Datenfelder über die API. 


Ameise Kunde (natürliche Person)  <-> Zoho Account & Contact

Ameise Kunde (juristische Person)  <-> Zoho Account & Contact

Hier musst du einmal das Mapping für natürliche und juristische Personen durchführen. Beim Mapping hast du jeweils eine Spalte für Accounts und eine Spalte für Contacts. 


Du wirst hier vermutlich bei natürlichen Personen die Felder von Contact nutzen und bei juristischen Personen die Felder von Accounts. Generell bist du hier aber frei in der Gestaltung, sofern du z.B. in Zoho (wie auch in der Ameise) nicht trennen willst. 


Hier bei werden ganz normal Inhalte übertragen. Auswahlfelder können individuell pro Auswahlfeld gemapped werden. 


Wichtig: Nachträgliche Veränderungen der API-Felder in Zoho CRM können zu Problemen in der Synchronisation führen. Übertragung in ein Feld, was es nicht mehr gibt, erzeugt einen Fehler! Überlege dir diese also genau und verändere die API-Namen am besten NIE! 

Sonderfälle / Besonderheiten / Hinweise (Felder Ameise)

  • Kundennummer

  • Anrede (in Zoho Salutation, kann indv. verändert werden) 

  • Straße, PLZ, Ort, Land: Hier gibt es bei Zoho unterschiedliche Adressen. Sofern Du nicht verschiedene Anschriften benötigst, wähle eine aus. Nicht benötigte Adressen kann man in der Ansicht der Module ausblenden oder entfernen .

  • simplr benutzername: Kann man übertragen. Textfeld. Diese Daten kann man dann später mal dem Kunden (z.B. über Zoho Marketing Hub) im Newsletter mitteilen, damit er sich einloggen kann

  • Letzter Login: Hier wird ein Zeitstempel vom letzten Login übertragen. So könnest du im Nachgang in Zoho filtern, wen du noch ansprechen musst auf simplr und wen nicht oder Automationen in Zoho starten

  • Alle Kontaktinformationen: Pusht alle Kundenkontaktinformation (nicht benötigt, es sein denn man möchte das in Beschreibungsfeld schreiben) 

  • Telefon, Mail, Webseite: Hier kann die Ameise mehrere Kontakte speichern. Entweder du legst in Zoho mehrere Kontakte an oder nimmst immer “automatisch”. Das ist das Standardfeld, was in Ameise definiert ist. 

  • Kunden-Details: Du kannst alle Detailsfelder übertragen. Dies sind alles Textfelder

  • E-Mail: Hier musst du überlegen, ob die die Mail in das vorgesehene Feld bei Accounts / ZohoCRM packst oder lieber nicht. Bei Veränderungen wird
    Ggf. möchtest du das trennen.
    Dann kannst du die Mail in ein neues Feld synchronisieren. z.B. “E-Mail MVP (standard)”
    So kannst du getrennt voneinander verschiedene Automationen bauen.
    Manche Kunden möchten ggf den Zugang für simplr und alle Informationen an eine andere  E-Mail Adresse als die private.


Sonderfälle / Besonderheiten / Hinweise (Felder Ameise)

  • ZohoCRM-ID: Zoho hat für jeden Contact/Account eine eigene ID. Evtl. möchtest du diese zur Ameise übertragen. Hierfür kannst du ein Detailsfeld anlegen und mappen. 


Auswahl “Description”: Generell kannst du alles auch in die Beschreibung pushen. Es wird hierbei eine zusätzliche zeile erstellt. 

Tipp: Nur in Ausnahmefällen nutzen, sonst müllst du dir die Beschreibung beim Kunden/Account zu. 




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