Pipelines anlegen und bearbeiten
Pipelines stellen das "Herzstück" von Qonekto CRM dar. Hier kannst du sämtlich verfügbare Felder aus der Ameise mit den verfügbaren Feldern im CRM verbinden. Man spricht hierbei auch vom Mapping, also dem Verbinden Daten.
Mapping (in EDV): "Aufeinanderabbilden von Datenelementen aus zwei verschiedenen Datenmodellen" (auch "bidirektionales Mapping von Metadaten")
Qonekto ermöglichst vor allem folgende Punkte eine riesige Vereinfachung:
- einfaches Mapping zwischen den Datenfeldern über Auswahlfelder per Klick and Drop ohne Programmieren
- einfache und komplexe Mappings möglich
- einfaches Mapping: Datenfeldtypen sind gleich (Beispiel zwei Textfelder)
- komplexes Mapping: Datenfeldtypen sind unterschiedlich (Beispiel: Textfeld <> Auswahlfeld)
- Module / Felder / Layouts / Benutzer werden direkt über API aus dem CRM "gezogen"
- Prüfen der Feldübergaben in Vorschaufunktion
- Transparenter Status über Statusanzeige
- Aktivitäts-Log für transparente Übersicht und Fehlersuche
Pipeline erstellen
Im Menüpunkt Pipelines erstellst du eine Pipeline. Du kannst beliebig viele Pipelines erstellen. Klicke auf den Button "neue Pipeline erstellen"
Wähle nun einen entsprechenden Namen. Dieser sollte aussagekräftig sein und den Zweck möglichst gut beschreiben.
Beim Ameise Objekt Typ wählst du den jeweiligen Datentyp. Generell können alle Listenservices übertragen werden in einer Pipeline:
Wichtig: Du kannst nach Erstellung das Objekt nicht ändern!
Im dritten Punkt wählst du die gewünschte Verbindung. Du kannst zum Beispiel zwischen einer Produktivumgebung oder eine Sandboxumgebung unterscheiden.
Sobald du die Pipeline speicherst, wird diese erstellt und du kannst die erforderlichen Eingaben machen:
Wähle nun die ensprechenden Filter und das Modul aus.
Ameise Objekt-Auswahl-Regeln (Filter)
Erstelle nun eine Regel welche Kundendaten übertragen werden sollen. Hierbei kannst du komplexe Regelwerke erstellen mit UND oder ODER Verknüpfungen. Mit Klick auf "regel" oder "Gruppe" fügst du eine neue Regel oder Gruppe hinzu.
Im folgenden Beispi wollen wir in dieser Pipeline ausschließlich Kundendaten synchronisieren, die zu einem bestimmten VErmittler gehören und die NICHT die Anrede Firma enthalten, sprich: alle Privatkunden.
Vergesse nicht den Speichern Button zu klicken, damit die Einstellungen gespeichert werden!
Modul im CRM wählen
Als nächstes wählen wir das jeweilige Modul im CRM. Qonekto zieht sich über die API des CRM die vorhandenen Module. Hierbei werden alle Standardmodule, aber auch alle erstellten Module angezeigt:
In unserem Beispiel wählen wir das Modul Kontakt, da wir ja Privatkunden synchronisieren wollen:
Wichtig: Aus Sicherheitsgründen kannst du nach Verknüpfung das Modul nicht mehr ändern.
Nach Klick auf Speichern werden die Felder über die API automatisch nachgeladen.
Du Daten jederzeit mit einem Klick erneut aus dem CRM nachladen mit klick auf die folgenden Buttons:
Dies ist vor allem dann notwendig, wenn du ein Feld oder Modul mappen möchtest, was du nach Anlegen der Pipeline im CRM erstellt hast.
Identifier nutzen!
Mit der Funktion "Identifier" haben wir eine Lösung geschaffen, Datensätze zu identifizieren, damit diese nicht doppelt im CRM angelegt werden. Als eindeutige Identifikation eignet sich hier am besten die Kunden-ID oder Vertrags-ID.
Warum ist das wichtig?
Wenn du das erste Mal deine Daten mit dem CRM verbindest kennt Qonekto zwar die Ameise-ID, allerdings hat Qonekto noch keine Kenntnis über die Datensätze im CRM. Sofern du noch keine Daten im CRM gespeichert hast, ist das zu vernachlässigen. Wenn du aber bereits im CRM arbeitest mit Kundendaten, dann kommt es zu Doppelanlage von Kunden.
Mit dem Identifiert identifieziert Qonkto die Datensätze im CRM und verbindet diese mit der ID der Ameise. Es erfolgt dann ein update und es kann keine Doppelanlage geschehen. Theoretisch kannst du auch andere Datenfelder zur Identifikation verwenden. Wir raten jedoch zur Kunden-ID.
ID Sicherheitssystem Qonekto
Um Doppeleingaben zu vermeiden nutzt Qonekto ein spezielles ID Sicherheitssystem. Qonekto verbindet bei Erstsynchronissation die ID des MVP mit der ID des CRM.
Im Bild erkennst du die verschiedenen Typen. Damit erfolgt bei erneuter Synchronisation immer nur ein Update des vorhandenen Datensatzes.
Feldverknüpfungen Mapping per Auswahl
Du kannst nach Erstellung der Pipeline die einzelnen Datenfelder miteinander verbinden (Mapping). Hierzu fügst du nach und nach die Felder hinzu, die du verbinden möchtest.
Bitte nicht "speichern" drücken vergessen!
Du wählst das jeweilige Datenfeld im CRM und das jeweilige Feld aus der Ameise und klickst auf "hinzufügen".
Beispiel Vorname:
Jetzt kannst du alle erforderlichen Felder hinzufügen, z.B.:
Der identifier ist bereits verknüpft und wird mit übertragen.
Feldtypen
Du kannst sämtliche Feldtypen übertragen. Bitte beachte jedoch, dass bestimmte Feldtypen manche Form voraussetzen. Wenn dies nicht beachtet wird, erfolgt eine Fehlermeldung der API des CRM und der Kontakt wird nicht übertragen,
Beispiele:
- Du willst einen Text in ein Feld im CRM übertragen mit Typ E-Mail. Das System akzeptiert nur gültige E-Mail Adressen als Eingabe.
- Du willst einen Text in ein Feld im CRM übertragen, jedoch ist der Feldtyp hier Ziffer. Das System akzeptiert nur Ziffern.
Pflichtfelder
Bitte beachte, dass stets alle Pflichtfelder (markiert mit *) im CRM angelegt werden. Ansonsten wird eine Fehlermeldung vom CRM zurückgegeben und es erfolgt keine Übertragung.
Komplexes Mapping
Du kannst mit Qonekto auch komplexe Mappings durchführen.
Beispiel:
Bei der Anrede verwendet die Ameise eine Liste mit 7 Anreden. Dein CRM kennt aber nur Mann / Frau oder "none". Zudem muss in der Ameise eine Anrede gewählt werden (Pflichtfeld) und es gibt kein "none" also nicht ausgewählt. Diese Herausforderung kann mit Qonekto gelöst werden. Hierbei wird auf Herr / Frau im CRM gemapped und gleichzeitig ein Fallback-Wert für beide Systeme vorgegeben, falls keine Anrede vorhanden
Lösung für komplexes Mapping von Anrede in Qonekto im Beispiel Anrede.
Vorschau
Mit der Vorschau kannst du zwei Dinge machen:
1. Prüfen ob die Felder so korrekt eingestellt sind.
2. Einzelne Datensätze zum Test übertragen.
Gebe oben einfach eine gültige Kundennummer aus der Ameise ein und klicke auf "Vorschau ansehen".
Voraussetzung: Der Datensatz muss in Qonekto vorhanden sein (über DailyUP eingelesen: Neue Datensätze die noch nicht über DailyUP übertragen worden sind, können nicht angezeigt werden) UND der Datensatz muss auch zur Filterregelung der gewählten Pipeline passen.
Sofern der Datensatz passt, kannst du diesen (einzeln) an dein CRM übertragen mit klick auf "an CRM übertragen". Du kannst also sofort prüfen, ob deine Mappings funktioneren.
Tipp: Nutze die Vorschau zur Fehlersuche
Die Vorschau kannst du sehr gut zur Fehlersuche nutzen. Wenn ein Datensatz nicht übertragen wird, liegt das meist daran, dass ungültige Daten geschrieben werden sollen. (sog. "Invalid Request". In einem solchen Fall gibt die API eine Fehlermeldung an, die wir dir im Activity-Log anzeigen.
Gehe in so einem Fall einfach nach Ausschlussprinzip vor und baue eine Pipeline nach und nach auf, prüfe nach jedem Feld ob sich der Datensatz übertragen lässt. So entlarvst du relativ schnell den "Übeltäter".
Aktivitäts-Log
Das Aktivitäten-Log dient dazu alle Übertragungen zu dokumentieren und im Störfall eine direkte Rückmeldung zu erhalten. Du kannst dir im Aktivitäts-Log ganz bequem die Daten filtern.
- nach Objekten
- nach Aktion
- nach Quellen
- nach Zeitraum
Tipp: Mit klick auf "alle Aktionen" kannst du schell und bequem alle Felder an/abwählen.
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